Help: Checklist voor backoffices

Stap voor stap

Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken met LearningStone voor een bedrijf of andere organisatie en wil je het overzichtelijk houden? Dan is het een goed idee om een korte handleiding op te stellen met de stappen die genomen worden om een training, coachings-traject of wat voor proces dan ook te starten.

Je kunt beginnen door de onderstaande stappen te kopiëren en aan te passen aan jouw situatie. En onthoud: het proces is meer dan alleen de technische kant. We raden aan om een checklist te maken waar ook zaken op staan die geen deel uitmaken van LearningStone zoals "Controleer of de trainer beschikbaar is" of "Bel de contactpersoon bij de klant voor een evaluatie". 

Hier nemen we aan dat:

- Er is een groepsruimte voor een training, coachings-traject of ander gebruik opgezet en er is een cursustijdlijn ontworpen en geïmplementeerd. Dit is de sjabloon en bevat materialen en alle functies die zullen worden gebruikt.

- Er is een deelnemerslijst beschikbaar met naam + e-mail.

- Er is een coach en een manager (dit kan dezelfde persoon zijn).

Tip: Het kan een goed idee zijn om een ongepubliceerd tekstblok toe te voegen aan het begin van een cursustijdlijn met een checklist voor de persoon die dit opzet.

Checklist

1. Zorg ervoor dat de deelnemers weten wat ze kunnen verwachten
   Het is een goed idee om hen te laten weten dat ze uitgenodigd zullen worden voor LearningStone. Dat kan bijvoorbeeld via een email, de opdrachtgever die de trainees op de hoogte brengt of op een bijeenkomst.
   
   
2. Een sjabloon groepsruimte kopiëren
   Als je een groepsruimte kopieert, kopieer je de volledige configuratie en alle gepubliceerde cursustijdlijnen met gekoppelde formulieren en gekoppelde Docs-mappen, waardoor je veel tijd bespaart.
   Ga hiervoor naar “Catalogus” en kies "Kopiëren" in het menu naast de titel van de groepsruimte.
   Kies de optie: kopieer beheerders (of niet als je andere nodig hebt).
   Opmerking: de catalogus kan zichtbaar zijn voor de deelnemers. Bovenaan de catalogus wordt aangegeven voor beheerders of de catalogus openbaar is of niet.
   
   
3. Hernoem de groepsruimte
   Ga naar Instellingen > Titel. Kies een titel die alfabetisch sorteert zoals "Persoonlijke training 2029 - 1". Gebruik niet het woord groepsruimte of iets te technisch.
   
   
4. Data bewerken in de cursustijdlijn
   - in de instellingen van de cursustijdlijn als er een "Startdatum" is. Dit wordt gebruikt als je relatieve datums gebruikt voor automatische berichten (verzenden na x dagen) en condities (tonen na x dagen). De begindatum kan een specifieke datum zijn of de datum waarop een lid is uitgenodigd.
    - in afspraak-blokken in de cursustijdlijn voor bijvoorbeeld de training- of coaching-data.
   
   
5. Even checken
   Als het sjabloon goed georganiseerd was, is de nieuwe groepsruimte nu helemaal klaar.
   Controleer:
   - of de cursustijdlijn de juiste is en is gepubliceerd (verwijder misschien ongewenste kopieën in "Bibliotheek")
   - of de coach en beheerder correct zijn gekopieerd en weten wat ze kunnen verwachten. 
   - controleer of alle benodigde functies zijn ingeschakeld (Docs, Dialogs etc). Vergeet niet om de sjabloon te bewerken als dat nodig is om toekomstig werk op te slaan.
   
   
6. Deelnemers uitnodigen
   Voeg eerst coach en beheerder toe aan “Leden indelen” als dat nog nodig is.
   Selecteer "Uitnodigen" en kies de optie "Meerdere benoemde leden uitnodigen".
   Je hoeft alleen maar een lijst met namen met e-mailadressen op dezelfde regel te plakken en - indien nodig - de uitnodigingstekst aan te passen. Een workspace-beheerder kan de standaard uitnodigingstekst bewerken in de workspace-instellingen.
   
   
7. Bekijk "Leden indelen".
   Je deelnemers verschijnen hier met een label "Uitgenodigd" dat verdwijnt als ze de uitnodiging accepteren. Zorg ervoor dat de coach en manager hun profielen hebben ingevuld met een foto, want dit stimuleert deelnemers om ook een foto toe te voegen, wat een stimulans is om ook online samen te werken.
   
   
8. Herinneringen versturen
   Het systeem stuurt drie keer herinneringen totdat leden de uitnodiging hebben geaccepteerd (of geweigerd), maar misschien wil je er meer sturen.
   - Kies Leden indelen > Herinneringen verzenden.
   of
   - Klik op een profielfoto en kies "Uitnodigingslink verzenden via mijn e-mailprogramma". Dit is handig als een uitnodiging verloren is gegaan of in een spamfilter is beland.
   
   
9. Archiveer de groepsruimte
   Ga naar "Catalogus" en kies het menu naast de titel van de groepsruimte om deze te archiveren. Ga naar het archief om het definitief te verwijderen.

Tips:

-        Klik op een profielfoto om een naam, e-mail en zelfs de begindatum van de leden te bewerken. Als ze de uitnodiging hebben geaccepteerd, kun je de naam en het e-mailadres niet meer wijzigen, maar kunnen ze dit zelf doen met "Account" die je kunt vinden door op je profielfoto rechtsboven te klikken.

-        Je kunt deelnemers erop wijzen dat zij zelf de frequentie van notificaties (direct, eens per dag, eens per week) kunnen instellen en privacy-instellingen kunnen bewerken via “Voorkeuren”.